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学校法人東海大学文書取得規定
(制定 2004年4月1日)
第1章 総則
(目的)
第1条
この規程は,学校法人東海大学(以下「本学」という。)の文書の取扱に関し,別に定めるものを除き, 必要な事項を定めるものとする。
(文書の定義)
第2条
この規程の適用を受ける文書とは,学外からの通知,調査,照会及び回答等,学内通達並びにコンピュータ出力帳票等,業務に関する一切の書類をいう。
前項には,電子伝票及び電子メール等紙以外の業務上の書類を含む。
(文書取扱の原則)
第3条
文書は, 機関全教職員の理解と協力のもとに, 正確かつ迅速に取り扱い, 常にその処理の状況を明らかにしておかなければならない。
(文書化の原則
第4条
事務処理に関しては,原則として文書をもって行うものとする。
電話又は口頭による連絡,照会のあった重要な事項及び後に影響を及ぼすとされる事項については,必ず文書をもって処理する。
(文書管理者)
第5条
各機関に文書管理者(以下「管理者」という。)を置く。管理者は学校法人東海大学勤務規則第4条に定める担当部署の所属長をもってこれに充て,その事務を取り扱うものとする。
管理者は,その部署が担当する文書の受発信・整理・保管・保存及び廃棄の監督にあたる。
(文書取扱者)
第6条
管理者の事務を補佐させるため,担当部署に文書取扱者(以下「取扱者」という。)を置くことができる。
(管理者等の職務)
第7条
管理者及び取扱者(以下「管理者等」という。)は, 担当部署の文書に関する次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の収受, 配付及び発送手続に関すること。
(2) 文書の整理に関すること。
(3) 文書の保管及び保存に関すること。
(4) 文書の廃棄に関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) その他文書事務に関し必要なこと。
第2章 文書の受付・処理
(文書の分類)
第8条
外部からの文書は,その内容により次のとおり分類する。
(1) 公文書
公的機関又は公職名により発信された職名宛の文書及び公務上重要と認められる文書
(2) 特殊文書
書留郵便物及び金券類添付文書等
(3) 一般文書
部署名又は個人宛の文書で,前記第1号及び第2号に該当しない文書,小包等
(文書の受付,配付)
第9条
文書収受担当課は,到着文書につき,次の手続により処理する。
(1) 到着した公文書と一般文書は,速やかに関係部署に配付する。
(2) 特殊文書は,文書受付簿に所要事項を記載し,関係部署又は宛名人に配付し必ず受領印を取るものとする。
(3) 事務取扱時間外又は休日に到着した文書は,文書収受担当課が安全に保管し,次の就業日に所定の手続を行うこととする。ただし,緊急と認められる文書を受け取った時は関係部署に連絡の上,その指示を受けて処理する
前項について,各機関で別の方法によって正確かつ迅速に行える場合は可とする。
速達郵便物等を受領した場合は,直ちに関係部署に連絡し,処理すること。
(配付文書の処理)
第10条
文書収受担当課から,配付を受けた文書は,各部署において,次のとおり事務処理を行う。
(1) 配付を受けた文書のうち,公文書等の重要と認めた文書は,文書受付簿に所定事項を記載の後,所属長の承認を得ることとする。
(2)
配付を受けた文書で,誤配と認めた文書は符箋を付して速やかに文書収受担当課に返却しなければならない。
第11条
配付を受けた文書のうち,他部署にも関係のある場合は,写しを配付するか供覧文書として回付を行う。
(1) 供覧文書を受理した部署は,速やかに部署内に伝達し,終了後閲覧済みの認印を押し,速やかに次の閲覧部署に回付しなければならない。
(2) 供覧順一覧には必ず,供覧発信部署を最終部署に記載するものとする。
第3章 文書の作成
(文書作成の要領)
第12条
文書の作成は,次の要領により行うものとする。
(1) 文意は簡明に,筆記の場合は楷書により明瞭に記載する。
(2) 現代カナ使いで,常用漢字を用い,文体は口語体とする。
(発信文書の作成
第13条
発信文書は次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 文書発信番号(軽易な文書については省略することができる。)
(2) 発信日付
(3) 発信者名
(4) 宛名
(5) 件名
(6) 本文
(7) 添付書類
(8) 完結の表示(以上)
軽易なものを除き,発信文書は原則としてワープロ等により印字されたものとする。
(文書番号及び日付)
第14条
文書番号及び日付は次のとおりとする。  
(1) 文書番号は毎年4月1日から翌年3月31日まで一連番号によるものとする。
(2) 文書日付は原則として,発送の年月日(西暦)とする。
(3) 記号は起案記号と同一とする。
(4) 文書番号は原則として次の形式とする。
(記号)第(西暦年度下2桁)−(一連番号)号
(文書番号簿の作成)
第15条
各部,課は文書番号簿を作成し,文書作成ごとに件名,作成日付等所要事項を記載し,これを保管しなければならない。
(発信文書)
第16条
発信文書は,次のとおりとする。
(1) 学外文書の発信者名は,原則として,理事長名,総長名,学長名,法人名,又は機関名を用いる。ただし,各組織,組織の長の委任事項その他軽易な事項については,各組織,組織の長名を用いることができる。
(2) 学外文書の宛名は,機関名,団体名及び職名を用いる。
(3) 発信文書の宛名の敬称は,職名は「殿」,機関名及び団体名は「御中」を用いる。
(4) 学内文書の発信者名及び宛名は原則として職名又はこれに準ずる組織名を用いる。
発信文書の規定に関しては,送付先による指定がある場合はそれを優先する。
(文書の押印)
第17条
文書の押印は,次のとおり行うものとする。
(1) 理事長名,総長名,学長名,法人名又は機関名等の学外文書を発信する時は,それぞれの職印又は校印を押印しなければならない。ただし, 文書の性質上不要と認めるものは,これを省略することができる。
(2) 学内文書は,特に必要のある場合を除き公印を省略する。
(公印の使用)
第18条
公印の使用に関しては,公印管理規程を別に定める。
(文書の発送)
第19条
文書の発送は,次のとおりとする。
(1) 文書の発送は,特に定めのある場合のほか,各部署の文書取扱者がこれを行う。
(2) 文書取扱者は,文書発信簿に所要事項を記載し,発送するものとする。
(3) 特に重要文書と認められる文書を発送する場合は,文書番号,発信日付等所要事項を文書発信簿に記載し,控を保管の上,発送するものとする。
第4章 稟議・保存
(稟議書)
第20条
稟議書に関しては,稟議取扱規程を別に定める。
(文書の整理・保存)
第21条
文書の整理,保存に関しては,文書保存規程を別に定める。

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