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学校法人東海大学文書管理規定
 ○学校法人東海大学文書保存規程(制定 2004年4月1日)
(目的)
第1条 この規程は,学校法人東海大学における文書の保存・廃棄の基本基準を規定し,文書の保存管理を明確にし,業務の確実かつ円滑な遂行を図ることを目的とする。
(対象となる文書)
第2 この規程において保存及び廃棄の対象となる文書とは,学校法人東海大学文書取扱規程に定める文書をいい,原則としてその内容に関する処理が終了したものをいう。
原本(正)となる文書以外の控,写し,副書等は,各部署において適当な時期に廃棄することができる。
電子情報化により,文書が存在しないものについては,原本に近いものを記録媒体に収容し,これを文書として本規程を適用する。なお,必要に応じて本項に関し別に規程を定めることができる。
(保存期間)
第3条 文書の保存期間は,法令その他別に定めがある場合を除き,別表のとおりとする。
別表は必要に応じ、各機関で内規として別に定めることができる。
(文書の保存・廃棄部署及び責任者)
第4条 文書の保存・廃棄は,各業務の主管部署が当該部署に属する文書について行う。
文書の保管・廃棄に関する責任者は学校法人東海大学文書取扱規程に定める文書管理者とする。
(保存期間の起算)
第5条 保存期間の起算日は,文書内容に関する処理が終了した翌年度の4月1日とする。
9月末までに内容の処理が終了する文書については,文書管理者の判断により,保存期間の起算日を当該年度の10月1日とすることができる。
(保存文書の管理)
第6条 文書管理者は,内容に関する処理が終了した文書を整理し,書類名や廃棄年月等を表示し保管しなければならない。
文書管理者は,保存文書の閲覧を容易にする記録簿作成等を行い,管理しなければならない。
(保存の方法)
第7条 保存文書は,紛失・火災・盗難等の防止に注意しなければならない。また,永久保存及び重要文書等は,特にその保存方法に留意しなければならない。
第8条 保存文書で,原本の必要がないものについては,記録媒体等によって保存することができる。ただし,訴訟・登記に関係している文書又はこれから関係するおそれのある文書及び認可書等は,原本を併せて保存するものとする。
(廃棄処分の方法)
第9条 廃棄文書は,当該文書の性質を考慮して処分しなければならない。
(保存文書の移管)
第10条 組織の変更等により保存文書を移管するときは,関係部署と協議のうえ行う。
(資料としての保存)
第11条 文書の廃棄の際に,将来学園の歴史を記録するために必要であると思われるものについては,学園史資料センター(以下「センター」という。)と協議のうえ,センターに引き渡すものとする。
センターは,前項の規定にかかわらず資料となる文書の提出を各業務主管部署に要請することができる。
付 則
この規程は,2004年4月1日から施行する。
別表1

1.保存期間
永 久 ・所轄庁または監督官庁の許認可,登記関係文書
・官公庁との往復文書で将来例証となる重要なもの
・重要な会議(理事会・教授会等)の議事録及び付属文書
・権利義務の得失に関するもので重要なもの
・訴訟及び訴願関係書類
・資産の取得,処分,変更関係重要書類(契約書含)
・重要な決裁書類
・予算書,決算書関係書類
・組織の新設及び改廃関係書類
・教職員の任免その他人事に関するもの
・学籍簿,成績原簿,カリキュラム等
・法人役員(理事・監事)及び評議員記録
・公印制定及び改廃関係書類
・規程の制定及び改廃関係書類
・叙位,叙勲,追叙関係書類
・学園葬,役員の葬儀記録
・沿革及び年史の参考となる文書・資料で重要なもの
・その他特に重要で永久保存の必要があると認められるもの
10年 ・永久保存にしない重要な決裁書類
・契約期間満了の重要契約書(資産の取得処分契約書を除く)
・国庫補助,助成金関係書類
・会計帳簿,会計伝票及び証憑書類等の財務上の重要記録類
・会議体(重要会議を除く)の議事録
・営繕工事一括関係書類
・教員免許状等各種資格取得関係書類
・試験問題等
・その他10年間保存を必要とするもの
5 年 ・契約期間満了の軽易な契約書
・予算関係書類
・備品購入伝票等関係書類
・税務に関する書類
・給与,賞与,旅費等関係書類
・雇用保険料に関する書類
・公印押捺申請書
・授業時間割等
・学生健康保険関係書類
・各種統計に関する書類
・その他5年間保存を必要とするもの
1 年 ・軽易な照会書,回答書,依頼書,報告書及び通知書等連絡書類
・その他,永久,10年,5年保存に属さない軽易な書類
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